Personvernerklæring

HF Anlegg og Skog behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som leverandør av tjenester, i markedsføringsøyemed og i forbindelse med besøk på vår hjemmeside. Vi behandler personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning, herunder i samsvar med personopplysningsloven og personopplysningsforskriften. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som kunde.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og beskyttes, og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Du bør gjøre deg godt kjent med innholdet av denne personvernerklæringen. Ved å bestille og ta i bruk våre tjenester samtykker du til at vi behandler personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen og de rammer som den til enhver tid gjeldende lovgivning oppstiller.

1 BEHANDLINGSANSVARLIG

HF Anlegg og Skog er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i forbindelse med alle tjenester som leveres av HF Anlegg og Skog.

2 VÅR BRUK AV PERSONOPPLYSNINGER

2.1 Kunde- og leverandøropplysninger

HF Anlegg og Skog behandler personopplysninger om kunder og leverandører, i tillegg til eventuell tredjeperson som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser.

Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon om kunder og leverandører. Med kontaktinformasjon menes navn på kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel.Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven § 8 a, b eller f (GDPR Artikkel 6 bokstav b, c og f), samt § 9 a, b og f (GDPR Artikkel 9 bokstav a og b). Personopplysningene lagres i en egen database og slettes fem år etter avslutning av kundeforholdet.

2.2 Underdatabehandlere

HF Anlegg og Skog kan komme til å bruke underdatabehandlere. Som følge av våre tjenester, opptrer vi som databehandler for mange kunder. Vi baserer oss derfor på generell tillatelse til bruk av underdatabehandlere, jf. GDPR artikkel 28. Dette avtales med kunden i vår databehandleravtale.

Ved bruk av underdatabehandlere bekrefter vi at disse pålegges samme forpliktelser med hensyn til vern og bruk av personopplysninger og andre kundedata som HF Anlegg og Skog.

Leverandører som opptrer som underdatabehandlere for HF Anlegg og Skog skal kunne dokumentere gode interne rutiner for personvern og informasjonssikkerhet gjennom sertifiseringer, rapport fra uavhengig revisjon av leverandøren, eller annen relevant dokumentasjon. HF Anlegg og Skog kan gjennomføre sikkerhetsrevisjoner for å påse at leverandøren behandler personopplysninger i tråd med kravene i GDPR.

En oversikt over underdatabehandlere som benyttes av HF Anlegg og Skog utgis ved forespørsel. Det presiseres at hvilke underdatabehandlere som benyttes avhenger av hvilke tjenester vi leverer, og vil derfor variere fra kunde til kunde.

2.3 Behandling av personopplysninger som ledd i personaladministrasjon

HF Anlegg og Skog behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå.Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av arbeidsavtalen, jf. personopplysningsloven § 8 bokstav a og b (GDPR Artikkel 6 bokstav b og c).Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos HF Anlegg og Skog, og slettes 1,5 år etter vedkommende har sluttet hos HF Anlegg og Skog.

2.4 Forespørsler via nettsiden

Ved bruk av skjema «Kontakt oss» på hfanlegg.no, må du oppgi navn og e-postadresse. Opplysningene lagres i nettsidens database som administreres av HFs webredaktør, og vil ikke bli videreformidlet til andre utenfor HF. Informasjonen slettes fortløpende fra databasen.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 a (GDPR Artikkel 6 bokstav b).

3 SAMMENSTILLING AV PERSONOPPLYSNINGER

HF Anlegg og Skog forbeholder seg retten til å sammenstille dine personopplysninger med personopplysninger fra andre kunder/leverandører/kunder og opplysninger fra andre kilder. Slik sammenstilling vil alltid skje i anonymisert form, og kan for eksempel brukes til samarbeid med andre kunder og leverandører på samme prosjekt.

4 SÆRLIG OM BRUK AV PERSONOPPLYSNINGER

HF Anlegg og Skog kan bruke dine personopplysninger for å kommunisere med deg vedrørende din bruk av våre tilbud og tjenester. HF Anlegg og Skog forplikter seg til ikke å videreformidle personlige opplysninger til andre enn våre egne ansatte, samt enkelte samarbeidspartnere i forbindelse med tilbud på prosjektet som skal utføres.

Ved registrering og/eller abonnering på ledige stillinger hos HF Anlegg og Skog, samt ved innsending av CV, søknad og andre relevante dokumenter i forbindelse med jobbsøknad samles det inn personopplysninger. Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering er blant annet personalia og jobb- og utdanningsdetaljer. I enkelte tilfeller gjennomføres det personlighetstest av aktuelle kandidater, og HF Anlegg og Skog behandler med dette resultater knyttet til testene. Personopplysningene innhentes fra jobbsøkerne.

I tilfeller der HF Anlegg og Skog benytter leverandør av rekrutteringstjenester vil behandlingen være bundet av databehandleravtale. Opplysningene vil ikke bli brukt til annet formål enn behandling knyttet til jobbsøking.

Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos HF Anlegg og Skog, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker til at opplysningene oppbevares lengre. Det presiseres at jobbsøkere kan få opplysningene slettet når de måtte ønske det.

5 OPPBEVARING OG LAGRING AV PERSONOPPLYSNINGER

Vi oppbevarer personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning og har til enhver tid tiltak for å sikre kravene til konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet.

Personopplysningene dine vil bare bli lagret så lenge HF Anlegg og Skog har et saklig behov for dette, og under enhver omstendighet ikke lenger enn det som følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning. Når HF Anlegg og Skog ikke lenger har et saklig behov for lagring av personopplysninger, vil opplysningene bli slettet eller anonymisert.

6 UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER - TAUSHETSPLIKT

Vi vil ikke utlevere personopplysninger som vedrører deg til utenforstående, unntatt når utlevering av personopplysningene skjer:

a. Med samtykke fra den som opplysningen gjelder,
b. Med hjemmel i lov eller forskrift gitt med hjemmel i lov,
c. Etter pålegg fra en domstol eller annen myndighet, eller
d. Som ledd i betalingsinnkreving mv. hvor det foreligger saklige grunner.

Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at HF Anlegg og Skog tilgjengeliggjør ovennevnte personopplysninger for de selskaper som etter avtale med HF Anlegg og Skog forestår den tekniske eller administrative driften av våre tjenester.

Når vi gir personopplysninger til selskaper som nevnt her, sikrer vi at disse tredjepartene overholder HF Anlegg og Skogs krav til behandling og bruk av personopplysninger og den til enhver tid gjeldende lovgivning.

HF Anlegg og Skog kan videre gi tredjeparter tilgang til akkumulerte og anonymiserte data.

7 DINE RETTIGHETER

Du har til enhver tid rett til innsyn i de opplysninger som HF Anlegg og Skog har registrert om deg. Du kan også kreve retting og sletting av personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning.

8 REVISJON AV DENNE PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi kan endre denne personvernerklæringen dersom:

a. Behandlingen av personopplysninger endres, eller
b. Revisjon anses nødvendig grunnet endring i lover eller forskrifter gitt i medhold av lov.

HF Anlegg og Skog vil gjøre enhver endring godt synlig, men vi anbefaler på generelt grunnlag at du leser denne personvernerklæringen med jevnlige mellomrom ved besøk på våre hjemmesider.

9 HENVENDELSER

Du kan ta kontakt med oss dersom du vil ha mer informasjon om HF Anlegg og Skogs behandling av personopplysninger.